Evenementenloket

Je hebt voor jouw evenement of activiteit een toelating nodig als:

• dit de openbare rust, orde of veiligheid kan verstoren.
• dit plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen). 
• je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).

• Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren. 
• Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.
• Voor wielerwedstrijden moet de aanvraag minimum 14 weken vooraf gebeuren.

Dien jouw aanvraag dus tijdig in via EagleBe. Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.

1. Je maakt een account aan via EagleBe via deze link.
   Dat heeft heel wat voordelen: Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen. Je kan ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij een volgende editie.
2. Via het evenementenloket EagleBe kan je je aanvraag indienen.
   Bereid je aanvraag voor, zodat je alle gegevens ter beschikking hebt. Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die je nodig hebt om het aanvraagformulier in te vullen. Vul bij de verschillende rubrieken de velden correct en volledig in.
3. De dienst Vrije tijd behandelt jouw aanvraag en verzamelt indien nodig de adviezen van de betrokken diensten (politie, dienst openbaar domein, brandweer, noodplanning ...).
4. De dienst Vrije tijd brengt jou als organisator op de hoogte van de beslissing.
5. Als je activiteit een vergunning kreeg, kan je indien gewenst materiaal van de uitleendienst aanvragen. Als je in aanmerking komt, kan je ook een subsidie voor buurtfeest of evenement voor het goede doel aanvragen.

Download onderaan deze pagina alvast het overzicht welke gegevens je nodig hebt, zodat je voorbereid bent om de aanvraag in te vullen en alle nodige info bij de hand hebt. 

Je hoeft niets aan te vragen wat de muziek betreft. Het is natuurlijk wel fijn als je je buren even op de hoogte brengt.

Er zijn geen geluidsnormen van toepassing op de activiteit zelf. Er zijn wel geluidsnormen van toepassing bij de buren binnen. Het is niet mogelijk om van deze geluidsnormen af te wijken. Je moet er dus voor zorgen dat de geluidshinder bij de buren beperkt blijft.

Enkel wanneer je verwacht dat je privéfeest een impact heeft op mobiliteit of een groot deel van openbaar domein in beslag zal nemen door geparkeerde wagens. Dan geef je dit aan via het evenementenloket zodat andere organisatoren die dezelfde ruimte willen gebruiken hiermee rekening kunnen houden.

• Voor inname openbaar domein, het organiseren van tochten of het aanbrengen van tijdelijke wegwijzers langs gewestwegen, moet je toelating vragen aan de wegbeheerder (de Vlaamse Overheid, Agentschap Infrastructuur, Wegen en Verkeer Antwerpen).
  Meer info
• Voor inname openbaar domein, het organiseren van tochten of het aanbrengen van tijdelijke wegwijzers op de jaagpaden langs waterwegen moet je een vergunning aanvragen via Jaagpadtoelatingen | De Vlaamse Waterweg nv.

Als je elektronisch versterkte muziek wil spelen op je evenement en deze is luider dan louter zachte achtergrondmuziek, dan heb je een toelating nodig voor afwijking op de geluidsnorm. Als je onder 85 db kan blijven, blijf je binnen de toegelaten geluidsnorm. Ga je boven 85 db, dan heb je een toelating tot afwijking nodig. Voor muziek op bijv. sportevenementen volstaat een afwijking tot 90 db, voor fuiven kan tot 95 db worden toegestaan. Dit zijn gemiddelde waarden, het geluid moet met een geluidsmeter worden geregistreerd tijdens de duur van het evenement en bijgehouden worden.

Meer info op www.ikorganiseer.be/organiseren/geluidsnormen. 

Het is strafbaar om:

• alcohol te schenken aan -16-jarigen,
• sterke drank te schenken aan -18-jarigen,
• alcohol te schenken aan zichtbaar dronken personen.

De federale overheid controleert die regels actief.

Liever geen boetes?

Je kan nooit 100 procent zeker zijn dat er geen alcohol wordt doorgegeven aan -16-jarigen. Probeer als organisator vooruit te denken en vooraf in te spelen op mogelijke problemen:

• Gebruik een bandjessysteem (-16-jaar, +16-jaar, +18-jaar). Deze zijn voor fuiven verkrijgbaar op de dienst vrije tijd.
• Vraag een leeftijdsbewijs. Bezoekers die hun leeftijd niet willen bewijzen, geef je geen alcohol.
• Hang affiches op waarop staat dat jullie geen alcohol serveren aan -16-jarigen en hou een oogje in het zeil in de zaal. Maak bezoekers erop attent dat ook alcohol doorgeven aan iemand jonger dan 16 jaar een strafbaar feit is.
• Breng je medewerkers op de hoogte van de alcoholwetgeving met een barbriefing en beperk ook hun alcoholconsumptie.
• Komt iemand dronken aan op je fuif? Dan weiger je best de toegang.

Ja, voor o.m. fuiven is security nodig. De soort activiteit, de plaats die alcohol inneemt op het evenement, het te verwachten aantal bezoekers, de evaluatie van de voorbije editie … kunnen mee bepalen hoeveel mensen (vrijwilligers en/of erkende bewakingsagenten) nodig zijn.

Security inzetten op je evenement gebeurt bij voorkeur via een professionele, vergunde securityfirma. Voor verenigingen die zelf willen instaan voor persoonscontrole en verkeersbegeleiding is in de wet een ‘uitzonderingsregime’ voorzien. Je kan dus security laten uitvoeren door effectieve leden van de organisatie of personen die een effectieve of aanwijsbare band hebben met de vereniging.

Indien je voor dat laatste opteert, zijn de vrijwilligers duidelijk herkenbaar door het dragen van opvallende kledij/uniform met logo, bij voorkeur een fluohesje met opschrift ‘security’. De organisator maakt de namen van de vrijwilligers uiterlijk 14 dagen voor het evenement over aan de burgemeester via het officiële aanvraagformulier dat je via de aanvraag in EagleBe kan invullen. Daarnaast mailt de organisator een kopie van de aanvraag naar spvcontrole@ibz.fgov.be,

Verleent de burgemeester toestemming, dan zijn volgende documenten aantoonbaar aanwezig op de plaats waar de bewakingsactiviteiten plaatsvinden:
• toestemmingsformulier van de burgemeester;
• oplijsting met namen, rijksregisternummers en adressen van de personen die de bewakingsactiviteiten uitoefenen.

Meer info op Bewaking - ikorganiseer.be

Voor kleinschalige evenementen met beperkt risico werkte Brandweerzone Rivierenland een standaardadvies uit. De richtlijnen uit het standaard advies bieden voor de organisator een duidelijk overzicht van de brandvoorzorgsmaatregelen die in acht moeten worden genomen bij het veilig organiseren van een evenement.

Het standaardadvies mag toegepast worden wanneer het evenement voldoet aan volgende voorwaarden:

1. er zijn geen 1.500 personen gelijktijdig aanwezig zijn op het evenement EN
2. er is geen belemmering van de weg zodat een normale verkeerscirculatie van de hulpdiensten mogelijk is EN
3. er wordt geen professioneel vuurwerk afgestoken en/of er worden geen vuurhaarden gemaakt met een diameter groter dan 2 m EN
4. er is geen grotere bezetting van gebouwen die hier niet voor geschikt zijn (cfr PTI reglement).

Als jouw evenement aan deze voorwaarden voldoet, kan je de richtlijnen uit het standaard brandweeradvies toepassen.

Klik hier voor het standaard brandweeradvies.

Organiseer je een openbaar evenement waar meer dan 1.500 personen samenkomen? Dan moet je een prima-dossier invullen. Dit dossier helpt je de juiste inschattingen te maken rond onder andere aanwezige hulpverleners, aantal toiletten ... 

Met het formulier van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid dat je hieronder kan downloaden, kan je een risico-analyse voor je evenement maken. Het ingevulde document stuur je door naar de regionale noodplanningsdienst.

Contacteer dan de dienst Vrije tijd via evenementenloket@rumst.be of 03 880 00 94.
Je kan zelf in je EagleBe-account de status van een aanvraag nakijken (Mijn Portaal).

Onderaan deze pagina vind je de handleiding voor het invoeren van een evenement in EagleBe. 

Start je online aanvraag