Een evenement aanvragen? Dat doe je via EagleBe
Een evenement organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Je moet bijvoorbeeld in orde zijn met de wetgeving en het politiereglement. Door de aanvraag voor jouw evenement in te dienen via het evenementenloket, krijg je een overzicht van je taken en verplichtingen als organisator. Als je voldoet aan alle verplichtingen, ontvang je van de gemeente een vergunning.
Je hebt voor jouw evenement of activiteit een toelating nodig als:
- dit de openbare rust, orde of veiligheid kan verstoren.
- dit plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen).
- je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).
- Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren (voor wielerwedstrijden minimum 14 weken vooraf).
- Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.
Dien jouw aanvraag dus tijdig in via EagleBe. Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.
- Je maakt een account aan via EagleBe via deze link.
Dat heeft heel wat voordelen: Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen. Je kan ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij een volgende editie. - Via het evenementenloket EagleBe kan je je aanvraag indienen.
Bereid je aanvraag voor, zodat je alle gegevens ter beschikking hebt. Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die je nodig hebt om het aanvraagformulier in te vullen. - De dienst Vrije tijd behandelt jouw aanvraag en verzamelt indien nodig de adviezen van de betrokken diensten (politie, dienst openbaar domein, brandweer, noodplanning ...).
- De dienst Vrije tijd brengt jou als organisator op de hoogte van de beslissing.
- Als je activiteit een vergunning kreeg, kan je het gewenste materiaal van de uitleendienst aanvragen. Als je in aanmerking komt, kan je ook een subsidie voor buurtfeest of evenement voor het goede doel aanvragen.
Bekijk hieronder alvast welke gegevens je nodig hebt. Vul bij de verschillende rubrieken de velden correct en volledig in.
- Algemeen: Naam event, type (bijv. concert, wielerwedstrijd, buurtfeest ...), doelgroep, verwacht aantal bezoekers en medewerkers (totaal en op piekmoment).
De keuze van het type evenement is van groot belang. Dit type bepaalt welke vragen verder van toepassing zijn en welke aanvraagtermijn er gevolgd moet worden. - Periode: Geef de startdatum en uur in voor de opbouw en het evenement, alsook de einddatum en uur. Indien je een datum niet kan kiezen, zal de aanvraagtermijn reeds verstreken zijn.
- Locatie: Vul de straatnaam en -nummer in van de locatie waar je evenement doorgaat. Op basis van het adres en periode wordt een kaart getoond die geplande innames tijdens jouw geselecteerde periode toont. Deze geplande innames betekenen een potentieel conflict en zijn soms een reden om uw aanvraag niet goed te keuren.
De zone die je wil aanduiden en gebruiken kan ingetekend worden op verschillende manieren:
- Plaats een zone: rechthoek met de opgegeven afmetingen.
- Teken een zone: polygoon met vrije vorm en afmetingen. De polygoon wordt gesloten met een dubbelklik of door te klikken op het startpunt.
- Teken een lijn met buffer: lijn met daarrond een bufferzone met opgegeven grootte.
- Import GPX: je kan een GPX bestand toevoegen om de zone in te tekenen met rond de route een buffer met opgegeven grootte (handig voor bijv. wielerwedstrijden).
- Verwijder: je kan ingetekende zones verwijderen door deze aan te klikken (per zone of alle zones)
Je geeft ook aan of het evenement in een gebouw, tent of openlucht doorgaat. - Mobiliteit: Moeten er straten afgesloten worden?, omleidingen of parkeerverbod nodig (waar en wanneer exact)?, parkeervoorzieningen voor wagens en fietsen (waar + aantal), bereikbaarheid site.
- Geluid: gewenste geluidsniveau en periode.
- Catering: aanbod dranken en eten, gebruik warmtebronnen, gebruik glas?
- Publiciteit: promotiekanalen en plaatsing borden.
- Veiligheid: vuurkorven of fakkels, security, namenlijst bij vrijwillige security fuiven, nooduitgangen, EHBO-inzet, brandpreventieve maatregelen, toiletten, tijdelijke constructies (tenten, kramen), elektrische installaties, verzekering burgerlijke of objectieve aansprakelijkheid: nummer verzekeringspolis.
- Contactgegevens: hier kunnen de contactgegevens van de aanvrager worden ingevuld (als particulier, bedrijf, vereniging of gemeentelijke dienst). Indien verschillend kunnen ook de contactgegevens van de opdrachtgever, aannemer, signalisatieverantwoordelijke, evenementverantwoordelijke en veiligheidscoördinator worden meegegeven.
Je hoeft niets aan te vragen wat de muziek betreft. Het is natuurlijk wel fijn als je je buren even op de hoogte brengt.
Er zijn geen geluidsnormen van toepassing op de activiteit zelf. Er zijn wel geluidsnormen van toepassing bij de buren binnen. Het is niet mogelijk om van deze geluidsnormen af te wijken. Je moet er dus voor zorgen dat de geluidshinder bij de buren beperkt blijft.
Enkel wanneer je verwacht dat je privéfeest een impact heeft op mobiliteit of een groot deel van openbaar domein in beslag zal nemen door geparkeerde wagens. Dan geef je dit aan via het evenementenloket zodat andere organisatoren die dezelfde ruimte willen gebruiken hiermee rekening kunnen houden.
- Voor inname openbaar domein, het organiseren van tochten of het aanbrengen van tijdelijke wegwijzers langs gewestwegen, moet je toelating vragen aan de wegbeheerder (de Vlaamse Overheid, Agentschap Infrastructuur, Wegen en Verkeer Antwerpen).
Meer info - Voor inname openbaar domein, het organiseren van tochten of het aanbrengen van tijdelijke wegwijzers op de jaagpaden langs waterwegen moet je een vergunning aanvragen via www.vlaamsewaterweg.be/evenement-recreatieve-activiteiten. Het ingevulde formulier verzend je 4 weken op voorhand aan info@vlaamsewaterweg.be.
Als je elektronisch versterkte muziek wil spelen op je evenement en deze is luider dan louter zachte achtergrondmuziek, dan heb je een toelating nodig voor afwijking op de geluidsnorm. Als je onder 85 db kan blijven, blijf je binnen de toegelaten geluidsnorm. Ga je boven 85 db, dan heb je een toelating tot afwijking nodig. Voor muziek op bijv. sportevenementen volstaat een afwijking tot 90 db, voor fuiven kan tot 95 db worden toegestaan. Dit zijn gemiddelde waarden, het geluid moet met een geluidsmeter worden geregistreerd tijdens de duur van het evenement en bijgehouden worden.
Meer info op www.ikorganiseer.be/organiseren/geluidsnormen
Het is strafbaar om:
- alcohol te schenken aan -16-jarigen,
- sterke drank te schenken aan -18-jarigen,
- alcohol te schenken aan zichtbaar dronken personen.
De federale overheid controleert die regels actief.
Liever geen boetes?
Je kan nooit 100 procent zeker zijn dat er geen alcohol wordt doorgegeven aan -16-jarigen. Probeer als organisator vooruit te denken en vooraf in te spelen op mogelijke problemen:
- Gebruik een bandjessysteem (-16-jaar, +16-jaar, +18-jaar). Deze zijn voor fuiven verkrijgbaar op de dienst vrije tijd.
- Vraag een leeftijdsbewijs. Bezoekers die hun leeftijd niet willen bewijzen, geef je geen alcohol.
- Hang affiches op waarop staat dat jullie geen alcohol serveren aan -16-jarigen en hou een oogje in het zeil in de zaal. Maak bezoekers erop attent dat ook alcohol doorgeven aan iemand jonger dan 16 jaar een strafbaar feit is.
- Breng je medewerkers op de hoogte van de alcoholwetgeving met een barbriefing en beperk ook hun alcoholconsumptie.
- Komt iemand dronken aan op je fuif? Dan weiger je best de toegang.
Contacteer dan de dienst Vrije tijd via evenementenloket@rumst.be of 03 880 00 94.
Je kan zelf in je EagleBe-account de status van een aanvraag nakijken (Mijn Portaal).
Bekijk hier een beknopte handleiding voor het aanvragen van een evenement via EagleBe.
